e-Arşiv

ÇÖZÜMLER

HİZMETLER

e-Arşiv

Yasal Düzenlemeler

e-Arşiv Geçiş Zorunluluğu Tarihi

Hazine ve Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan gelen son taslak tebliğlere göre; e-Arşiv 01/09/2019 tarihinde zorunlu olacaktır. Fiili geçiş hazırlıklarının başlaması ve zorunluluk tarihine kadar başvuruların tamamlanması gerekmektedir.

e-Arşiv geçiş zorunluluğu ile ilgili detaylı bilgiye ulaşmak için buraya tıklayabilirsiniz.

e-Arşiv Teknik Kılavuzu Güncellemesi

e-Arşiv Teknik Kılavuzu, 30.10.2018 tarihinde güncellendi. En geç takip eden ayın 15. gününün sonuna kadar gönderilmesi gereken e-Arşiv Raporları, 01/01/2019 tarihinden itibaren günlük olarak raporlanacak. Detaylara ulaşmak için tıklayın.

e-Arşiv Nedir?

Elektronik ortamda oluşturulan faturanın, aynı ortamda muhafaza ve ibraz edilmesidir. Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile getirilen e- Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekir.

Özellikler

Detaysoft, farklı ülkelerin regülasyonlarına uygun e-dönüşüm çözümleri üretiyor.

•​ Bakanlıktan e-Arşiv izni alan e-Fatura mükellefleri, II. suretlerini e-Arşiv’de saklamak şartıyla, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere de e-Fatura düzenleyebiliyor.​
• e-Arşiv mükellefi olabilmek için, öncelikle e-Fatura mükellefi olmak gerekiyor.
• İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılat tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler için zorunlu.• e-Arşiv gönderimi kağıt ya da elektronik olarak yapılabiliyor.
• Her ayın 15’ine kadar bir önceki aya ait faturalar için arşiv raporu oluşturuluyor.  
• Düzenlenen e-Arşiv faturalar, Gelirler İdaresi Başkanlığı’na raporlanıyor.
• Kurumunuzun sürdürülebilirlik hedeflerine katkıda bulunuyor.

İbraz

Raporlama

Saklama

Görüntüleme

İletme

Neden Detaysoft e-Arşiv?

•​ SAP ile entegre çalışıyor.
• Kullanıcı dostu ekranlarıyla kolayca adaptasyon sağlanıyor. 
• Giden faturalar için onay süreci oluşturulabiliyor.
• Fatura e-Arşiv’e aktarılmadan önce, müşteriye fatura formatında ön onay e-postası gönderilebiliyor. 
• Maliyet avantajı sağlıyor.
• e-Arşiv faturalar, 10 yıl boyunca dijital ortamda saklanıyor.
• Detaysoft, 20 yıllık birikimi ve 150’den fazla e-Arşiv referansıyla, sektörde yetkinliğini koruyor.
• Detaysoft’un geliştirdiği e-Arşiv çözümü, operasyonel etkinlik, verimlilik ve uluslararası standartlarla uyum sağlıyor.

Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu

• BIS Raporu
• e-Arşiv Dilekçesi
• ISO Sertifikasyonu
• Kağıt ve elektronik ortamda düzenlenmiş fatura ve rapor örnekleri

Sık Sorulan Sorular

e-Arşiv paketinizde PI entegrasyonu gerekiyor mu?
Paketimiz PI entegrasyonu olmadan da çalışıyor.
e-Arşiv paketi, e-Fatura’nın ek geliştirmesi olabilir mi?
e-Arşiv, e-Fatura sistemine entegre bir süreç değildir. Paketimiz kullanım kolaylığı olması açısından e-Fatura paketi üzerinde konumlandırmaktayız.
e-Arşiv sistemine geçen müşterilerin sistem üzerinde otomatik olarak güncellenmesi var mı?
e-Arşiv sistemine geçen müşterilerin, sistem üzerinde takibine ihtiyaç yoktur. e-Arşiv, e-Fatura mükellefi olmayan firmalara kesilen faturaları içerir. e-Fatura mükelleflerinin otomatik güncellenmesi bilgisi vardır.
e-Arşiv paketinde gelen fatura süreci var mı?
e-Arşiv gelen fatura sürecini kapsamıyor.
e-Arşiv faturaları, e-İrsaliye yerine geçebilir mi?
433 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nin 7.1. ve 15. bölümlerindeki açıklamalar uyarınca; elektronik fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek e-Fatura ile elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olmayan kullanıcılara düzenlenen e-Arşiv faturalarda, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kağıt çıktıya "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması ve satıcı veya yetkilisi tarafından imza atılması zorunludur. Ancak bu olanaktan yararlanabilmek için, elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir. Hizmet ifasına konu e-Fatura’nın satış anında düzenlenmesi halinde, söz konusu kağıt çıktının talep eden müşteriye verilmesi zorunludur.
e-Arşiv iptal süreci nasıldır? Müşteri iptal ya da ters kayıt atabiliyor mu? Atıyorsa bu aylık raporda gözüküyor mu?
Saklama maliyeti, özel entegratörlük hizmetinin getirdiği bir maliyettir. Detaysoft'un sunucusunun kullanıldığı durumlarda, gİptal süreci e-Fatura’daki gibidir. Alınan ters kayıtlar ilgili ayı takip ediyorsa o ayda, takip etmiyorsa bir sonraki ayda gözüküyor.
e-Arşiv raporunu GİB'e kim yolluyor?
GİB nezdinde yetki ve izinlerimiz bulunduğundan, Detaysoft olarak e-Arşiv raporunu GİB'e biz gönderiyoruz. Kendileri göndermek isteyen şirketlerin özel izinler alması gerekiyor.
Tam entegrasyon ve özel entegratörün farkı nedir?
Özel Entegratör:
• Elektronik kayıtları GİB’in belirlediği ve yayınladığı teknik kılavuzlara göre oluşturur, gönderir ve takibini yapar.
• e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’da mükellefin mali mührüne gerek olmadan kendi mali mührü ya da yüksek hızda imzalama gücüne sahip HSM cihazı ile elektronik kayıtları imzalar.
• Sistemlerin 7/24 erişilebilir ve çalışıyor olmasını taahhüt eder.
• Bilgi işlem sistem maliyetinin yanı sıra, sunucu ve veritabanı maliyeti özel entegratör firmaya aittir.
• Mevzuat veya teknik kılavuzlardaki güncellemeleri mükellef adına takip eder, bilgilendirmeyi yapar ve güncellemeleri sisteminde uygular.
• Fatura başına maliyetlendirme ile saklama hizmeti veren özel entegratörler taahhüt edilen sürede elektronik kayıtları saklar.
• Özel entegratörler mükelleflerinin verisini yedekler, böylece felaket anında veri kaybı engellenmiş olur.
• Özel entegratörlerin sunduğu sistemlerle ERP uygulamaları otomatik veri alışverişi yapabilir.
• Mükellef adına GİB’e e-Fatura, e-Defter başvurusunda bulunamaz.
• GİB’in özel entegratöre verdiği sorumluluklar dışında ek bir sorumluluk yüklenmez.
Tam Entegrasyon:
• Bilgi işlem sistemi ve sunucu yönetimi ile veri arşivleme maliyeti, mevzuat ve teknik kılavuzlardaki güncelleme takibi ve bunların sisteme uygulanmasını mükellefin kendisinin yönetmesi gerekir.
Eski e-Arşiv sisteminden yeni Detaysoft e-Arşiv sistemine geçilirken neler yapılması gerekiyor?
Eski e-Arşiv sisteminizden, yeni Detaysoft e-Arşiv sistemine verilerin aktarımı için fatura zarf ve uygulama yanıtı zarf UBL dosyalarını talep ediyoruz. (Yasal süre içinde gelen eski ticari faturalara onay/red dönülebilmesi için önem arzediyor.) Zarf dosyası olarak tutulmuyorsa, faturaları sisteme imzalı fatura UBL dosyası üzerinden de yeni sisteme taşıyabiliyoruz.
SAP sistem gereklilikleri nelerdir?
SAP R/3 4.6C ve üst versiyonlarda e-Fatura/Arşiv paketi çalışabiliyor.
e-Arşiv için VKN bazında olmak üzere, görsel dosyası (XLST) üzerinde yapılacak çalışmalar paket kapsamınızda var mı?
Evet paket kapsamında bulunuyor.
e-Fatura ve e-Arşiv'i sistem nasıl ayırt ediyor?
e-Fatura mükkellefi olanları e-Fatura, mükellef olmayanları e-Arşiv ekranına gönderiyor.
Saklama maliyeti nedir, nasıl hesaplanıyor?
Saklama maliyeti, özel entegratörlük hizmetinin getirdiği bir maliyettir. Detaysoft'un sunucusunun kullanıldığı durumlarda, gelen ve giden adetler toplanarak aylık saklama maliyeti hesaplanır.
Proje başlangıcındaki ön adımlar nelerdir?
Proje ön başlangıcı adımları:
• Tübitak'tan mali mühür alımı Entegrasyon başvurusu (https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/)
• Test sunucu hazırlanması
• Dış IP (Reel IP) tahsisi
• Domain/Subdomain belirlenmesi
• SSL alımı
• Sunucuya veritabanı kurulumu
VKN mükellef mi, kontrolü günlük olarak alınabiliyor mu?
Servis günlük olarak sağlanıyor. Ayrıca servis gün içinde de aktiftir. Entegratör servisimiz GİB’den gelen kayıtlı mükellefleri günlük olarak sistemde kayıt altına alır ve dış sistemlere servis olarak sunar.