e-İrsaliye

ÇÖZÜMLER

e-İrsaliye

Yasal Düzenlemeler

e-İrsaliye Geçiş Zorunluluğu Tarihi

Hazine ve Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan gelen son taslak tebliğlere göre; e-İrsaliye 01/01/2020 tarihinde zorunlu olacaktır. Fiili geçiş hazırlıklarının başlaması ve zorunluluk tarihine kadar başvuruların tamamlanması gerekmektedir.

e-İrsaliye geçiş zorunluluğu ile ilgili detaylı bilgiye ulaşmak için buraya tıklayabilirsiniz.

e-İrsaliye Nedir?

e-Fatura, e-Defter ve e-Arşiv gibi, merkezinde GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) bulunur. 213 sayılı VUK gereğince bir irsaliyede yer alması gereken tüm bilgiler e-İrsaliye’de de yer alır.

Özellikler

Detaysoft, farklı ülkelerin regülasyonlarına uygun e-dönüşüm çözümleri üretiyor.

• e-İrsaliye’de, basılı irsaliyede bulunması gereken tüm bilgilerin yer alması gerekiyor. 
• Sevk irsaliyesi belgesiyle aynı hukuki niteliklere sahip.
• e-Fatura’da olduğu gibi, yalnızca sisteme kayıtlı firmalar arasında e-İrsaliye oluşturulabiliyor.
• Detaysoft’un e-İrsaliye çözümüyle basma, saklama ve raporlama işlemleri hızlıca yapılabiliyor.
• Kaybolma riski bulunmuyor.
• e-İrsaliye’nin, malın fiili sevkinden önce düzenlenmesi ve GİB sistemleri üzerinden alıcısına iletilmesi gerekiyor.
• Malın sevki sırasında e-İrsaliye’nin bir çıktısının bulunması zorunlu.
• Malın tesliminden sonra muhafaza veya ibraz edilmesi zorunlu değil.
• Kurumunuzun sürdürülebilirlik hedeflerine katkıda bulunuyor.

Zaman Tasarrufu

Maliyet Tasarrufu

Kağıt Tasarrufu

Hızlı ve Kolay Kullanım

Güvenli

Kolay Takip Edilebilir

Zorunlu Alanlar

• Düzenlenme tarihi 
• Belge numarası
• Fiili sevk tarihi
• Saat ve dakika olarak zamanı
• Taşınan malın nevi ve miktarı
• e-İrsaliye’yi düzenleyenin ve müşterinin adı, ticari unvanı, adresi, vergi dairesinin adı, banka hesap numarası

Neden Detaysoft e-İrsaliye?

• Arşivleme maliyetleriniz azalır.
• Muhafaza ve ibraz ödevlerine uyulmamasının getirdiği ceza riskiniz düşer.
• Tüm irsaliyeleri sistem üzerinden kolayca kontrol edebilirsiniz.
• Alıcıların vermiş olduğu yanıtları, sistem üzerinden hızlıca görüntüleyebilirsiniz.
• Evrakların sevkiyat sırasında kaybolma riskini sıfırlayabilirsiniz.
• İrsaliyeleri sistem üzerinden, ürünlerden önce alıcısına ulaştırabilirsiniz.
• Yetkilendirme bazında kontrol yapabilirsiniz.
• Uyuşmazlıkların çözümünde hızlı hareket edebilirsiniz.

​​Sık Sorulan Sorular

Tam entegrasyon ve özel entegratörün farkı nedir?
Özel Entegratör:
• Elektronik kayıtları GİB’in belirlediği ve yayınladığı teknik kılavuzlara göre oluşturur, gönderir ve takibini yapar.
• e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’da mükellefin mali mührüne gerek olmadan kendi mali mührü ya da yüksek hızda imzalama gücüne sahip HSM cihazı ile elektronik kayıtları imzalar.
• Sistemlerin 7/24 erişilebilir ve çalışıyor olmasını taahhüt eder.
• Bilgi işlem sistem maliyetinin yanı sıra, sunucu ve veritabanı maliyeti özel entegratör firmaya aittir.
• Mevzuat veya teknik kılavuzlardaki güncellemeleri mükellef adına takip eder, bilgilendirmeyi yapar ve güncellemeleri sisteminde uygular.
• Fatura başına maliyetlendirme ile saklama hizmeti veren özel entegratörler taahhüt edilen sürede elektronik kayıtları saklar.
• Özel entegratörler mükelleflerinin verisini yedekler, böylece felaket anında veri kaybı engellenmiş olur.
• Özel entegratörlerin sunduğu sistemlerle ERP uygulamaları otomatik veri alışverişi yapabilir.
• Mükellef adına GİB’e e-Fatura, e-Defter başvurusunda bulunamaz.
• GİB’in özel entegratöre verdiği sorumluluklar dışında ek bir sorumluluk yüklenmez.
Tam Entegrasyon:
• Bilgi işlem sistemi ve sunucu yönetimi ile veri arşivleme maliyeti, mevzuat ve teknik kılavuzlardaki güncelleme takibi ve bunların sisteme uygulanmasını mükellefin kendisinin yönetmesi gerekir.
Eski e-İrsaliye sisteminden yeni Detaysoft e-İrsaliye sistemine geçilirken neler yapılması gerekiyor?
Eski e-İrsaliye sisteminizden, yeni Detaysoft e-İrsaliye sistemine verilerin aktarımı için fatura zarf ve uygulama yanıtı zarf UBL dosyalarını talep ediyoruz. (Yasal süre içinde gelen eski ticari faturalara onay/red dönülebilmesi için önem arzediyor.) Zarf dosyası olarak tutulmuyorsa, faturaları sisteme imzalı fatura UBL dosyası üzerinden de yeni sisteme taşıyabiliyoruz.
SAP sistem gereklilikleri nelerdir?
SAP R/3 4.6C ve üst versiyonlarda e-Fatura/Arşiv paketi çalışabiliyor.
e-İrsaliye için VKN bazında olmak üzere, görsel dosyası (XLST) üzerinde yapılacak çalışmalar paket kapsamınızda var mı?
Evet paket kapsamında bulunuyor.
Saklama maliyeti nedir, nasıl hesaplanıyor?
Saklama maliyeti, özel entegratörlük hizmetinin getirdiği bir maliyettir. Detaysoft'un sunucusunun kullanıldığı durumlarda, gelen ve giden adetler toplanarak aylık saklama maliyeti hesaplanır.
Proje başlangıcındaki ön adımlar nelerdir?
Proje ön başlangıcı adımları:
• Tübitak'tan mali mühür alımı
• Entegrasyon başvurusu (https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/)
• Test sunucu hazırlanması
• Dış IP (Reel IP) tahsisi
• Domain/Subdomain belirlenmesi
• SSL alımı
• Sunucuya veritabanı kurulumu
VKN mükellef mi kontrolü günlük olarak alınabiliyor mu?
Servis günlük olarak sağlanıyor. Ayrıca servis gün içinde de aktiftir. Entegratör servisimiz GİB’den gelen kayıtlı mükellefleri günlük olarak sistemde kayıt altına alır ve dış sistemlere servis olarak sunar.
e-İrsaliye paketinizde PI entegrasyonu gerekiyor mu?
Paketimiz PI entegrasyonu olmadan da çalışıyor.
Müşteriye özgü süreci e-İrsaliye paketine entegre edebiliyor musunuz?
Müşteriye özgü Zli programlardaki mantık incelenerek teknik standartla çözülüp çözülmediğine bakılarak geliştirme yapılabilir.
e-İrsaliye sürecinde sistemden alınan e-İrsaliye çıktısı, A4 olarak nakliyecide bulunmak zorunda mı?
Şu an için yalnızca karekod çıktısıyla ilerlenmesi risk oluşturabileceğinden (Maliye denetimi sırasında karekod okuyan cihaz bozulmuş olabilir, internet erişiminde sıkıntı olabilir vs. gibi durumlar sebebiyle) e-İrsaliye’nin A4 çıktısının sevkiyatı yapacak araca verilmesi esas kabul ediliyor. Maliye’nin bu karekodu okutarak irsaliyeye dair tüm bilgilere ulaşabilmesi için çalışmalar var ama tamamlanana kadar A4 çıktısının araçta bulunması gerekiyor.
e-İrsaliye sürecinde, e-Fatura entegratörüyle çalışılması zorunluluğu var mı? Her üründe farklı bir entegratörle çalışılabilir mi?
Her şirket özel entegratör olarak istediği şirketle çalışabilir ancak e-Fatura’da hangi entegrasyon yöntemi kullanılıyorsa e-İrsaliye sürecinde de aynı entegrasyonun kullanılması gerekir. Örneğin e-Fatura tam entegrasyon ise yani sunucu müşterinin merkezinde yer alıyorsa, e-İrsaliye de tam entegrasyon olmalıdır.
e-İrsaliye sistemi, e-İrsaliye’ye kayıtlı olmayanların çıktılarını nasıl organize ediyor? Yazıcı 1 ve Yazıcı 2 şeklinde düzenleme yapılabiliyor mu?
Matbu olarak devam edecekler tanımlanan yazıcıya, e-İrsaliyeler de yine aynı şekilde sistemde tanımlanacak yazıcıya gönderilebilir. Yazıcı tanımlaması yapılır. VKN bazlı olarak bu ayrıma müşteri bünyesinde de yer verilir.
e-İrsaliye sisteminde, gelen irsaliye tarafında nasıl ilerleniyor?
Gelen irsaliye tarafında onayla / reddet kısmı kabul senaryosu GIB tarafından iletildi, Detaysoft tarafından sisteme eklendi. İsteyen müşterilerimiz kullanabiliyor.
e-İrsaliye gelen tarafındaki onayla / reddet kısmının kullanılması zorunlu mu?
Gelen irsaliye tarafında onayla / reddet kısmı kabul senaryosu GIB tarafından iletildi, Detaysoft tarafından sisteme eklendi. İsteyen müşterilerimiz kullanabiliyor.
e-İrsaliye’de üçüncü parti tarafından yapılmış bir yazılım veya sistem varsa, bu durum teklifi ve yapıyı nasıl değiştirir? Bu konuda nasıl çözümleriniz bulunuyor?
Bu durumda portal ekranlarımızı öneriyoruz, SAP dışında çalışabilen ve internet üzerinden hareket edilen bir e-İrsaliye sistemidir.
e-İrsaliye süreçleri yalnızca temel/sevk irsaliyesi olarak mı var?
Evet yalnızca temel irsaliye senaryosu bulunuyor.
İhracat irsaliyelileri, e-İrsaliye kapsamında var mı?
Hayır, kapsamında bulunmuyor.
e-İrsaliye ile e-Arşiv düzenlemeleri, aynı anda yürütülmesi gereken işlemler mi? Ortak noktaları çok mu? Paralel yürütülmesinde fayda var mı?
Bu süreçleri isteyen müşterilerimiz için paralel yürütebiliyoruz. Tek bir proje için 6 hafta süre öngörüyoruz ancak tüm çözümleri de buna yakın bir sürede örneğin 8 haftada teslim edebiliyoruz.
İrsaliye oluşurken bilgiyi nereden alıyor? Entegrasyon nasıl kuruluyor? Birden fazla dosyadan mı, tek bir job üzerinden mi?
Mal belgesinden, sevkiyattan, Non-SAP olarak alınabiliyor. Birden fazla dosya olduğu gibi, tek bir job da olabilir.
e-İrsaliye sürecinde bir sıkıntı olduğunda matbu irsaliye düzenleyebilir miyiz?
Evet, düzenleyebilirsiniz. Matbu irsaliyelerin 2 gün içinde sistem üzerinden "Matbudan dönüştürülen e-İrsaliye" olarak GİB'e bildirilmesi gerekir.
e-İrsaliye çıktısı üzerinde oluşturulacak numaranın uzunluğu nedir?
Bu numara e-Fatura formatındadır ve 13 hanelidir. 3 seri no 4 yıl ve 9 hane aratılan numara olarak düzenlenmektedir.