e-Arşiv

ÇÖZÜMLER

HİZMETLER

e-Arşiv

e-Arşiv Nedir?

Elektronik ortamda oluşturulan faturanın, aynı ortamda muhafaza ve ibraz edilmesidir. Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile getirilen e- Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekir.

Özellikler

•​ Bakanlıktan e-Arşiv izni alan e-Fatura mükellefleri, II. suretlerini e-Arşiv’de saklamak şartıyla, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere de e-Fatura düzenleyebiliyor.​
• e-Arşiv mükellefi olabilmek için, öncelikle e-Fatura mükellefi olmak gerekiyor.
• İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılat tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler için zorunlu.• e-Arşiv gönderimi kağıt ya da elektronik olarak yapılabiliyor.
• Her ayın 15’ine kadar bir önceki aya ait faturalar için arşiv raporu oluşturuluyor.  
• Düzenlenen e-Arşiv faturalar, Gelirler İdaresi Başkanlığı’na raporlanıyor.
• Kurumunuzun sürdürülebilirlik hedeflerine katkıda bulunuyor.

İbraz

Raporlama

Saklama

Görüntüleme

İletme

Neden Detaysoft e-Defter?

•​ SAP ile entegre çalışıyor.
• Kullanıcı dostu ekranlarıyla kolayca adaptasyon sağlanıyor. 
• Giden faturalar için onay süreci oluşturulabiliyor.
• Fatura e-Arşiv’e aktarılmadan önce, müşteriye fatura formatında ön onay e-postası gönderilebiliyor. 
• Maliyet avantajı sağlıyor.
• e-Arşiv faturalar, 10 yıl boyunca dijital ortamda saklanıyor.
• Detaysoft, 20 yıllık birikimi ve 150’den fazla e-Arşiv referansıyla, sektörde yetkinliğini koruyor.
• Detaysoft’un geliştirdiği e-Arşiv çözümü, operasyonel etkinlik, verimlilik ve uluslararası standartlarla uyum sağlıyor.

Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu

• BIS Raporu
• e-Arşiv Dilekçesi
• ISO Sertifikasyonu
• Kağıt ve elektronik ortamda düzenlenmiş fatura ve rapor örnekleri

Sık Sorulan Sorular

Paketimiz PI entegrasyonu olmadan da çalışıyor.
e-Arşiv, e-Fatura sistemine entegre bir süreç değildir. Paketimiz kullanım kolaylığı olması açısından e-Fatura paketi üzerinde konumlandırmaktayız.
e-Arşiv sistemine geçen müşterilerin, sistem üzerinde takibine ihtiyaç yoktur. e-Arşiv, e-Fatura mükellefi olmayan firmalara kesilen faturaları içerir. e-Fatura mükelleflerinin otomatik güncellenmesi bilgisi vardır.
e-Arşiv gelen fatura sürecini kapsamıyor.
433 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği’nin 7.1. ve 15. bölümlerindeki açıklamalar uyarınca; elektronik fatura uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek e-Fatura ile elektronik fatura uygulamasına kayıtlı olmayan kullanıcılara düzenlenen e-Arşiv faturalarda, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kağıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kağıt çıktıya "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması ve satıcı veya yetkilisi tarafından imza atılması zorunludur. Ancak bu olanaktan yararlanabilmek için, elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir. Hizmet ifasına konu e-Fatura’nın satış anında düzenlenmesi halinde, söz konusu kağıt çıktının talep eden müşteriye verilmesi zorunludur.
Saklama maliyeti, özel entegratörlük hizmetinin getirdiği bir maliyettir. Detaysoft'un sunucusunun kullanıldığı durumlarda, gİptal süreci e-Fatura’daki gibidir. Alınan ters kayıtlar ilgili ayı takip ediyorsa o ayda, takip etmiyorsa bir sonraki ayda gözüküyor.
GİB nezdinde yetki ve izinlerimiz bulunduğundan, Detaysoft olarak e-Arşiv raporunu GİB'e biz gönderiyoruz. Kendileri göndermek isteyen şirketlerin özel izinler alması gerekiyor.
Özel Entegratör:
• Elektronik kayıtları GİB’in belirlediği ve yayınladığı teknik kılavuzlara göre oluşturur, gönderir ve takibini yapar.
• e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’da mükellefin mali mührüne gerek olmadan kendi mali mührü ya da yüksek hızda imzalama gücüne sahip HSM cihazı ile elektronik kayıtları imzalar.
• Sistemlerin 7/24 erişilebilir ve çalışıyor olmasını taahhüt eder.
• Bilgi işlem sistem maliyetinin yanı sıra, sunucu ve veritabanı maliyeti özel entegratör firmaya aittir.
• Mevzuat veya teknik kılavuzlardaki güncellemeleri mükellef adına takip eder, bilgilendirmeyi yapar ve güncellemeleri sisteminde uygular.
• Fatura başına maliyetlendirme ile saklama hizmeti veren özel entegratörler taahhüt edilen sürede elektronik kayıtları saklar.
• Özel entegratörler mükelleflerinin verisini yedekler, böylece felaket anında veri kaybı engellenmiş olur.
• Özel entegratörlerin sunduğu sistemlerle ERP uygulamaları otomatik veri alışverişi yapabilir.
• Mükellef adına GİB’e e-Fatura, e-Defter başvurusunda bulunamaz.
• GİB’in özel entegratöre verdiği sorumluluklar dışında ek bir sorumluluk yüklenmez.
Tam Entegrasyon:
• Bilgi işlem sistemi ve sunucu yönetimi ile veri arşivleme maliyeti, mevzuat ve teknik kılavuzlardaki güncelleme takibi ve bunların sisteme uygulanmasını mükellefin kendisinin yönetmesi gerekir.
Eski e-Arşiv sisteminizden, yeni Detaysoft e-Arşiv sistemine verilerin aktarımı için fatura zarf ve uygulama yanıtı zarf UBL dosyalarını talep ediyoruz. (Yasal süre içinde gelen eski ticari faturalara onay/red dönülebilmesi için önem arzediyor.) Zarf dosyası olarak tutulmuyorsa, faturaları sisteme imzalı fatura UBL dosyası üzerinden de yeni sisteme taşıyabiliyoruz.
SAP R/3 4.6C ve üst versiyonlarda e-Fatura/Arşiv paketi çalışabiliyor.
Evet paket kapsamında bulunuyor.
e-Fatura mükkellefi olanları e-Fatura, mükellef olmayanları e-Arşiv ekranına gönderiyor.
Saklama maliyeti, özel entegratörlük hizmetinin getirdiği bir maliyettir. Detaysoft'un sunucusunun kullanıldığı durumlarda, gelen ve giden adetler toplanarak aylık saklama maliyeti hesaplanır.
Proje ön başlangıcı adımları:
• Tübitak'tan mali mühür alımı Entegrasyon başvurusu (https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/)
• Test sunucu hazırlanması
• Dış IP (Reel IP) tahsisi
• Domain/Subdomain belirlenmesi
• SSL alımı
• Sunucuya veritabanı kurulumu
Servis günlük olarak sağlanıyor. Ayrıca servis gün içinde de aktiftir. Entegratör servisimiz GİB’den gelen kayıtlı mükellefleri günlük olarak sistemde kayıt altına alır ve dış sistemlere servis olarak sunar.